Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji samochodu?

Zakup samochodu (zarówno nowego, jak i używanego) wiąże się z szeregiem formalności, jakich trzeba dopełnić, zanim zaczniesz cieszyć się jazdą. Jednym z najważniejszych jest rejestracja samochodu w urzędzie właściwym Twojemu miejscu zamieszkania. Jeszcze do końca 2023 roku nabywcy pojazdów z rynku wtórnego mieli obowiązek wyłącznie zgłaszania ich nabycia - bez konieczności wyrabiania nowego dowodu rejestracyjnego. 

Od 1 stycznia 2024 obowiązkowa rejestracja samochodu po zakupie powróciła, a wymiany dowodu rejestracyjnego nie da się uniknąć. Zasada ta dotyczy zarówno pojazdów kupionych w kraju, jak i pochodzących z importu.

Poza samą rejestracją nabywca musi pamiętać także o przeglądzie technicznym auta czy obowiązkowym ubezpieczeniu OC. Aby nie pogubić się w formalnościach, zajrzyj do naszego poradnika. Podsumowaliśmy wszystko, co musisz wiedzieć, aby bez komplikacji zarejestrować samochód w urzędzie.

Jak wygląda rejestracja samochodu w Polsce?

Z wnioskiem o rejestrację pojazdu należy stawić się w wydziale komunikacji urzędu właściwego Twojemu miejscu zamieszkania. Od dnia złożenia kompletnej dokumentacji urząd ma 30 dni na wydanie decyzji w tej sprawie.

Zanim jednak złożysz wniosek:

1. Zadbaj o ważne ubezpieczenie OC (przedłuż polisę zbywcy lub kup nową) - bez ważnej ochrony obowiązkowej pojazd nie może poruszać się po drogach publicznych.
2. Zbierz wszystkie dokumenty wymagane przez urząd.
3. Dokonaj wszystkich wymaganych opłat (za dowód rejestracyjny, pozwolenie czasowe, tablice rejestracyjne).
4. Zadbaj o ważny przegląd techniczny samochodu.

Dokumenty możesz złożyć na kilka sposobów:

• bezpośrednio w urzędzie,
• wysłać drogą pocztową,
• przesłać przez Internet, jeśli urząd na to zezwala.

Podstawowe dokumenty wymagane przy rejestracji samochodu

Urzędnik podczas rejestracji Twojego pojazdu musi ustalić i zweryfikować kilka istotnych faktów:

• o jaki samochód chodzi, 
• czy samochód należy do Ciebie, 
• czy jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej, 
• czy można go bezpiecznie dopuścić do ruchu. 

Dokumenty, jakie musisz dostarczyć w każdym przypadku przedstawia poniższa tabela:

Oprócz tego należy dostarczyć dokument pełnomocnictwa oraz dowód wniesienia opłaty skarbowej za to pełnomocnictwo, jeśli właściciel pojazdu postanowił kogoś upoważnić. Pełnomocnictwo jest bezpłatne, jeśli osoba upoważniona to krewny właściciela w I linii (dziecko, rodzic, dziadek). 

Wniosek o zarejestrowanie samochodu musimy złożyć w wydziale komunikacji właściwym dla miejsca zamieszkania właściciela auta. 

Wniosek o rejestrację pojazdu - wzór

Wzór wniosku o zarejestrowanie pojazdu jest określony rozporządzeniem ministra. Znajdziesz go pod tym adresem:

Wzór wniosku w .docx

Wzór wniosku w .pdf

A oto szczegóły:

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji nowego samochodu?

Rejestracja samochodu nowego to najprostsza procedura rejestracji. Dowodu rejestracyjnego jeszcze nie ma, karty pojazdu już się nie wydaje, a pierwszy przegląd wykonasz dopiero 3 lata po zakupie. Jedyne dokumenty, jakich potrzebujesz do rejestracji nowego auta to:

• dowód zakupu,
• dowód opłacenia podatku PCC,
• polisa OC - do wglądu, 
• dokument potwierdzający tożsamość,
• wyciąg ze świadectwa homologacji lub świadectwo zgodności WE. 

Jakich dokumentów potrzebujesz do rejestracji samochodu używanego kupionego w Polsce?

Z samochodem używanym jest nieco więcej formalności niż z nowym, ponieważ w odróżnieniu od auta prosto z salonu, pojazd używany ma tablice rejestracyjne i dowód rejestracyjny. Transakcja pomiędzy dwiema osobami fizycznymi oznacza również opłacenie podatku od czynności cywilno-prawnych (PCC) oraz podatku od darowizny, jeśli podstawą przekazania prawa własności była umowa darowizny. 

Więcej przeczytasz tutaj: Podatek od kupna samochodu 2024 - kto i kiedy musi zapłacić? 

Dokumenty, jakich potrzebujesz do rejestracji auta używanego kupionego w Polsce to:

1. Wniosek o rejestrację.
2. Dokument zakupowy - umowa k/s, umowa darowizny, faktura VAT etc.
3. Dokument tożsamości.
4. Dowód rejestracyjny.
5. Dotychczasowe tablice rejestracyjne pojazdu.
6. Karta pojazdu. 
7. Aktualna polisa OC - do wglądu. 
8. Zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego. 

Po zakupie auta używanego w Polsce, musisz zgłosić jego nabycie w ciągu 30 dni od zakupu. Jeżeli tego nie zrobisz, zapłacisz karę od 200 do 1000 zł.  

Jakie dokumenty są wymagane do rejestracji auta z zagranicy?

Instytut Badań Rynku Motoryzacyjnego SAMAR podał, że w I połowie 2024 roku do Polski sprowadzono z zagranicy blisko 481,3 tys. nowych samochodów osobowych i dostawczych o masie do 3,5 t. Prawie 60% z nich pochodziło z Niemiec, ale odnotowano wyraźny wzrost importu ze Stanów Zjednoczonych. Procedura rejestracji auta z zagranicy różni się nieznacznie od procedury rejestracji samochodu używanego kupionego w Polsce. Zobaczmy, jakie różnice zachodzą między importem z obszaru Unii Europejskiej a importem spoza wspólnoty.

Samochód sprowadzony z kraju UE

Obrót samochodami używanymi w Unii Europejskiej jest regulowany przez wspólnotowe przepisy, co ma na celu ułatwienie w handlu. Dzięki temu nie ma np. obowiązku opłacania cła, jeżeli samochód został zakupiony wewnątrz UE. W przypadku auta sprowadzonego z zagranicy z kraju UE, proces rejestracji pojazdu różni się tylko w dwóch miejscach:

• musisz zapłacić akcyzę,
• musisz przetłumaczyć dokumenty samochodu, jeżeli nie został w nich użyty jednolity kod. 

Z tego powodu pełna lista dokumentów potrzebnych do zarejestrowania auta sprowadzonego z UE wygląda następująco:

1. Wniosek o rejestrację.
2. Dokument zakupowy - umowa k/s, umowa darowizny, faktura VAT etc.
3. Dokument tożsamości.
4. Dowód rejestracyjny.
5. Dotychczasowe tablice rejestracyjne pojazdu.
6. Karta pojazdu (jeśli wydano). 
7. Aktualna polisa OC - do wglądu. 
8. Zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego.  
9. Tłumaczenie dokumentów. 
10. *Dowód opłacenia akcyzy.

Samochód sprowadzony spoza UE 

Sprowadzenie auta z kraju spoza UE jest importem towaru lub środka trwałego. Abyś mógł wprowadzić auto do obrotu na rynku UE, musi przejść odprawę celną. Gdy sprowadzasz samochód osobowy, masz obowiązek zapłacić cło, podatek VAT i akcyzę. Za podstawę do obliczenia cła służy wartość celna pojazdu, czyli koszt zakupu pojazdu plus koszt doprowadzenia go do granicy.

Wartość celna plus kwota cła to podstawa do obliczenia akcyzy. Z kolei wartość celna plus cło, plus akcyza to podstawa do obliczenia podatku VAT.  Cło za samochód osobowy dla krajów nieobjętych umowami preferencyjnymi wynosi zawsze 10%.

Dowodem przejścia odprawy celnej jest dokument SAD - Jednolity Dokument Administracyjny. Aby go uzyskać podczas odprawy celnej, należy okazać:

1. Fakturę handlową. 
2. Świadectwo pochodzenia sporządzone przez eksportera. 
3. Packing List (gdy wagi pojazdu nie wskazano w fakturze). 
4. Konosament morski - w sytuacji, gdy pojazd sprowadzono okrętem. 
5. Sea Waybill przy spedycji morskiej, Air Waybill przy spedycji powietrznej lub list przewozowy CIM/SMGS dla spedycji kolejowej.
6. Deklaracja wartości celnej dla aut o wartości celnej powyżej 20 tys. Euro. 

Jak widzisz, jego uzyskanie nie jest łatwe, dlatego w znakomitej większości przypadków nabywcy samochodów spoza UE korzystają z usług agencji celnych, które zajmują się formalnościami. 

Dla rejestracji pojazdu sprowadzonego spoza UE w wydziale komunikacji musisz przedstawić następujące dokumenty:

1. Wniosek o rejestrację.
2. Dokument zakupowy - umowa k/s, umowa darowizny, faktura VAT etc.
3. Dokument tożsamości.
4. Dowód rejestracyjny.
5. Dotychczasowe tablice rejestracyjne pojazdu.
6. Karta pojazdu (jeśli wydano). 
7. Aktualna polisa OC - do wglądu. 
8. Zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego. 
9. Dowód opłacenia akcyzy i podatku PCC. 
10. Tłumaczenie dokumentów.
11. Dokument SAD (dowód odprawy celnej). 

Jak zarejestrować samochód bez tablic rejestracyjnych?

Tablice tymczasowe kupowane za granicą kosztują ok. 80 euro. Za te pieniądze można z powodzeniem zarejestrować samochód w Polsce. Nic więc dziwnego, że wiele osób decyduje się na sprowadzenie samochodu z zagranicy bez tablic rejestracyjnych. Ewentualnie osoba sprzedająca pojazd za granicą chce go od razu wyrejestrować i w tym celu musi zdać dotychczasowe tablice rejestracyjne w tamtejszym odpowiedniku wydziału komunikacji. 

Czytaj więcej: Ubezpieczenie samochodu bez tablic – czy to możliwe? 

Rejestracja pojazdu zabytkowego – dokumenty

Oprócz typowych dokumentów potrzebnych do rejestracji samochodu, musisz mieć także dokumenty potwierdzające zabytkowość Twojego pojazdu. W Polsce za zabytek może zostać uznany pojazd, który:

• ma co najmniej 25 lat, 
• jest wycofany z produkcji od co najmniej 15 lat,
• ma większość oryginalnych części, 
• został wpisany do wpisany do rejestru zabytków lub ujęty w centralnej ewidencji dóbr kultury. 

W szczególnych przypadkach za pojazd zabytkowy może zostać uznana maszyna, która nie spełnia wszystkich tych warunków, ale jest unikatowa ze względu na zastosowane rozwiązania technologiczne, znaczenie historyczne (np. należała do znanej osoby) ewentualnie stanowi dokumentację ważnego etapu w dziejach motoryzacji (prototyp). 

Dokumenty, których dodatkowo potrzebujesz przy rejestracji pojazdu zabytkowego to:

1. Zaświadczenie od rzeczoznawcy potwierdzające unikatowość Twojego auta.
2. Protokół oceny stanu technicznego.  
3. Uwierzytelniona kopia decyzji o wpisaniu do wojewódzkiej ewidencji zabytków lub inwentarza muzealiów.

Czytaj więcej: Ubezpieczenie samochodu zabytkowego – co warto wiedzieć? 

Dokumenty potrzebne do rejestracji pojazdu złożonego samodzielnie

Od 2013 roku po dostosowaniu polskich przepisów do przepisów unijnych, żeby zarejestrować pojazd samodzielnie złożony, należy uzyskać świadectwo homologacji. Zarejestrowanie pojazdu złożonego samodzielnie jest żmudne, skomplikowane i drogie. W celu uzyskania świadectwa homologacji, należy wystąpić do instytutu badawczego, który zbada Twój pojazd. 

Kompletna lista dokumentów niezbędnych do rejestracji pojazdu samodzielnie złożonego to:

1. Wniosek o rejestrację.
2. Dokument tożsamości.
3. Zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego. 
4. Świadectwo uzyskania homologacji. 
5. Oświadczenie o tym, że części użyte w konstrukcji pojazdu są własnością osoby rejestrującej. 

Rejestracja samochodu online – jakie dokumenty są potrzebne?

Rejestracja samochodu przez Internet przebiega zasadniczo tak samo, jak w urzędzie, z tą różnicą, że wszystkie dokumenty musisz mieć w formie elektronicznej. 

Wypowiedź eksperta

Abyś mógł zarejestrować pojazd online, Twój wydział komunikacji musi należeć do ESP PiK - Elektronicznej Skrzynki Podawczej Pojazd i Kierowca. Nie wszystkie urzędy do niego przystąpiły. Żeby sprawdzić, czy Twój urząd do niego należy, wejdź na stronę internetową Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (www.esp.pwpw.pl) i spróbuj złożyć wniosek. Jeśli Twój urząd pojawi się w polu wyboru placówki, to będzie oznaczało, że należy do systemu.

Stefania Stuglik, Specjalista ds. ubezpieczeń komunikacyjnych

Czytaj więcej: Jak zarejestrować samochód przez Internet? 

Zalecamy wykonanie skanów dokumentów, które będą z pewnością wyraźniejsze, niż np. zdjęcie wykonane smartfonem. Z pewnością nie chcesz, żeby Twój wniosek zwrócono do poprawy z powodu niewyraźnego zdjęcia.

Jak zarejestrować samochód przez pośrednika?

Coraz częściej możemy się spotkać z ofertami firm, które za opłatą zaoferuje się zarejestrować samochód w naszym imieniu. Te usługi są szczególnie popularne w przypadku samochodów sprowadzonych z zagranicy, przy których jest więcej formalności niż ma to miejsce po zakupie auta używanego w Polsce. 

Co może dla Ciebie zrobić pośrednik w rejestracji?

• odbierze dokumenty, 
• opłaci akcyzę, 
• opłaci podatek PCC, 
• załatwi tłumaczenie dokumentów, 
• wypełni wszystkie formularze, 
• będzie nas reprezentować w wydziale komunikacji. 

Naturalnie takiej osobie należy wystawić pełnomocnictwo do podejmowania w naszym imieniu wszelkich czynności mających na celu rejestrację pojazdu. 

Kiedy warto powierzyć rejestrację samochodu pośrednikowi? Z pewnością największe znaczenie będzie tu mieć kryterium czasu. Koszt takiej usługi to 100-400 zł, a samo skompletowanie dokumentów zajmie Ci co najmniej kilka godzin. Przelicz swój czas na złotówki, a wówczas łatwo policzysz, czy Ci się to opłaca. 

Gdzie kupić najtańsze OC na samochód?

W każdym przypadku rejestracji samochodu w wydziale komunikacji będzie Ci potrzebna aktualna polisa OC. Za wyjątkiem sytuacji, w której kupowany pojazd jest ubezpieczony, będzie trzeba tę polisę wykupić.  

Warto pamiętać, że auto zarejestrowane za granicą nie może być ubezpieczone w Polsce polisą całoroczną. Jedyną możliwością jest ubezpieczenie go na 30 dni (OC krótkoterminowe) i zarejestrowanie na polskie numery w tym czasie. To istotne, ponieważ polisa krótkoterminowa nie wystarczy w wydziale komunikacji. W stosownym momencie będziesz musiał wykupić ubezpieczenie w pełnym wymiarze.

Najszybszym rozwiązaniem jest skorzystanie z kalkulatora OC i AC - zwłaszcza gdy decydujesz się na rejestrację pojazdu online. Możesz dzięki temu załatwić wszystkie sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu, również zakup ubezpieczenia samochodu. Porównywarka to miejsce, w którym nie tylko znajdziesz i kupisz ochronę w kilku krokach. Porównasz oferty nawet kilkunastu towarzystw ubezpieczeniowych, a w przypadku ubezpieczenia OC ma to szczególne znaczenie.

Przykładowe wyliczenie składki dla młodego kierowcy i samochodu Citroen C-Elysee z 2021 roku

Obowiązkowa polisa zawsze będzie miała taki sam zakres - jest to regulowane Ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych. Zestawienie większej liczby ofert ma sens, jeśli nie chcesz przepłacać, a ceny OC mogą się wahać nawet o kilkaset złotych!