Jak zaksięgować składkę za ubezpieczenie samochodu, żeby obniżyć podatek?

W firmie możesz korzystać ze swojego prywatnego samochodu lub pokusić się o zakup pojazdu specjalnie na potrzeby działalności i wprowadzić go do tzw. ewidencji środków trwałych. Jeśli auto znajdzie się w majątku firmy, będziesz musiał również sprecyzować, w jaki sposób będzie wykorzystywane - czy zarówno służbowo, jaki prywatnie, czy tylko służbowo. To od tego będzie zależeć sposób odprowadzania podatku i jego wysokość.

Jednym z wydatków związanych z samochodem, który możesz w ten sposób rozliczyć, jest ubezpieczenie OC. Podpowiadamy, jak zaksięgować składkę za polisę, aby wliczyć to w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie są formy własności samochodu w firmie?

Samochód firmowy może być wykorzystywany na podstawie różnych form własności. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:

• wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych jako własność firmowa (rozliczany w formie amortyzacji,
• wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych (nie wprowadza się go wówczas "na stan"),
• umowa leasingu operacyjnego (użytkownik nie jest właścicielem auta i nie wprowadza się do do ewidencji środków trwałych),
• umowa leasingu finansowego (samochód widnieje w ewidencji środków trwałych i jest rozliczany na podstawie amortyzacji),
• umowa najmu, dzierżawy lub użyczenia (samochód nie jest własnością firmy ani właściciela).

Zobacz więcej tutaj: Leasing operacyjny a leasing finansowy - czym się różni?

Samochód jako własność firmowa

Jeśli pojazd oficjalnie ma status firmowego, możesz:

1. Wykorzystywać go tylko do realizowania działalności gospodarczej. Wówczas jesteś zobowiązany do opracowania regulaminu korzystania z niego, zgłoszenia do Urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzenia rejestru użytkowania pojazdu. 
2. Zarejestrować go jako firmowy, ale wykorzystywać go też w celach prywatnych.

Samochód jako własność prywatna

Dojeżdżasz prywatnym samochodem do firmy? Nie chcesz wprowadzać go do rejestru środków trwałych? W takim razie możesz odliczyć 20% kosztów poniesionych na OC, NNW i AC. 

Samochód w leasingu operacyjnym i finansowym

Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i finansowym, koszt opłacenia polisy ubezpieczeniowej spoczywa na leasingobiorcy. Główna różnica polega na tym, że w leasingu operacyjnym pojazdu nie wprowadza się do rejestru środków trwałych, a w przypadku leasingu finansowego już tak. 

W obu przypadkach do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć całość kosztów poniesionych na zakup polisy ubezpieczeniowej.

Samochód na podstawie umowy najmu, użyczenia, dzierżawy

Popularną w ostatnim czasie alternatywą dla leasingu operacyjnego jest najem długoterminowy. Przypomnijmy, że:

• najem to sytuacja, w której właściciel pojazdu oddaje pojazd do użytku najemcy w zamian za umówiony czynsz,
• użyczenie to sytuacja, w której właściciel auta oddaje pojazd do użytku biorącemu bezpłatnie. 

Zarówno w przypadku najmu jak i użyczenia właściciel przekazuje pojazd bez przeniesienia własności. Oznacza to, że kwestie związane z zawarciem umowy ubezpieczenia pozostają przy właścicielu. 

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by właściciel w umowie najmu lub użyczenia przeniósł zobowiązania wynikające z obowiązku ubezpieczenia na najemcę/biorącego. 

W świetle Ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych to właściciel pojazdu ma obowiązek zadbać o obowiązkowe OC. Nawet po zawarciu w umowie najmu lub użyczenia stosownych zapisów przenoszących ciężar ubezpieczenia na najemcę lub biorącego, w przypadku niewykupienia OC UFG będzie ścigać właściciela. Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego nie będzie interesowała umowa najmu lub użyczenia oraz to, kogo właściciel pojazdu zobowiązał do opłaty składki. Zobowiązanie wobec UFG jest zobowiązaniem wobec państwa a kara za brak OC - karą administracyjną. Właścicielowi pojazdu przysługuje roszczenie zwrotne. 

Jak księgować koszt ubezpieczenia samochodu ze względu na rodzaj użytkowania?

W 2019 roku ustawodawca wprowadził limity w uwzględnianiu kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Miało to związek szczególnie z praktyką brania drogich samochodów w leasing, aby tworzyć koszty prowadzenia działalności i tym samym obniżać podatek dochodowy. 

Obecnie rozróżnia się trzy sposoby ujmowania tychże kosztów:

• pojazd jest używany tylko w firmie - 100% kosztów, 
• pojazd wprowadzony do rejestru środków trwałych jest używany także prywatnie - 75% kosztów, 
• pojazd jako własność prywatna używany także w firmie - 20% kosztów. 

100% kosztów użytkowania samochodu

Aby móc zaliczyć 100% wydatków na pojazd jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej, trzeba spełniać szereg określonych w ustawie warunków, tj.:

• zgłosić pojazd do właściwego urzędu skarbowego (druk VAT-26), 
• stworzyć regulamin korzystania z samochodu w przedsiębiorstwie, 
• prowadzić ewidencję przebiegu (kilometrówkę) w celu udowodnienia, że pojazd jest wykorzystywany tylko w firmie. 

Trzeba pamiętać, że w tym modelu rozliczania kosztów, samochodu firmowego nie wolno pod żadnym pozorem używać w celach prywatnych. Auta ujęte w rejestrze środków trwałych w ten sposób i oznaczone jako w 100% firmowe muszą być zabezpieczone przed użytkiem prywatnym i wyposażone w GPS. W przeciwnym razie urząd skarbowy zakwestionuje część wydatków. 

75% kosztów użytkowania samochodu

Jeżeli samochodu uwzględnionego w rejestrze środków trwałych używasz także prywatnie (tzw. użytek mieszany), możesz odliczyć 75% kosztów, jakie na niego poniesiesz. 

Należy tutaj mieć na uwadze, że Urząd Skarbowy nie dba o to, czy faktycznie używasz samochodu firmowego prywatnie, czy nie. Rozgraniczenie stosuje się do celów podatkowych. Jeżeli nie złożysz druku VAT-26 i nie masz zamiaru prowadzić kilometrówki, przyjmuje się, że rezygnujesz z możliwości odliczania 100% kosztów poniesionych na samochód. A jeżeli jednak chcesz odliczać 100% kosztów, musisz zgłosić auto i prowadzić ewidencję użytkowania. 

20% kosztów użytkowania samochodu

W sytuacji odwrotnej, gdy samochód prywatny, nieujęty w rejestrze środków trwałych użytkujesz do prowadzenia działalności gospodarczej, masz prawo ująć w KUP 20% kosztów poniesionych na pojazd. Dotyczy to także ubezpieczenia samochodu. 

Jak księgować ubezpieczenie z limitem 150 000 zł?

Zmiana w przepisach, która weszła w życie w 2019 roku, wprowadziła także limit wartości pojazdu, do jakiego można odliczać koszty - 150 000 zł. Oznacza to, że w momencie, gdy weźmiesz na firmę samochód o wartości przekraczającej 150 000 zł, koszty ubezpieczeń dobrowolnych (np. wartość ubezpieczenia AC) można księgować proporcjonalnie do wartości auta. Zasady księgowania ubezpieczenia w tym przypadku określa art. 23 ust. 1 pkt 47 Ustawy o podatku dochodowym, który brzmi:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia

Na przykład dla samochodu o wartości początkowej 300 000 zł księgować można 50% poniesionych kosztów. 

Ubezpieczenia obowiązkowe, niezależne od wartości pojazdu (jak OC czy NNW w określonych przypadkach) można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ubezpieczenia dobrowolne (AC, GAP) zależne od wartości pojazdu podlegają pod limit 150 000 zł. 

Należy zaznaczyć, że limit 150 000 zł nie dotyczy wydatków eksploatacyjnych, czyli kosztów zakupu paliwa, płynów eksploatacyjnych, bieżących napraw, przeglądów, konserwacji, opłat za autostrady itd. W przypadku tych kosztów stosuje się limity:

• 75%, gdy samochodu firmowego używamy także prywatnie, 
• 100%, gdy samochodu używamy tylko w firmie. 

Ubezpieczenie samochodu netto czy brutto?

Polisa ubezpieczenia Autocasco powinna opiewać na konkretną sumę ubezpieczenia, która odpowiada wartości pojazdu. No właśnie - jakiej wartości? Netto? Brutto? A może netto + 50% VAT? Jak ubezpieczyć? 

Odpowiedź na pytanie: "Jakie ubezpieczenie wybrać?" czy "Jaką wartość samochodu wstawić do ubezpieczenia" jest w rzeczywistości bardzo prosta. Wartość, jaką należy wstawić, ma być zgodna z tym, co zgłaszasz do Urzędu Skarbowego. Gdy odliczasz 100% VAT, należy uwzględnić to w ubezpieczeniu. Podobnie gdy odliczeniu podlega tylko 50% VAT. Osoba fizyczna zaś powinna uwzględnić pełną wartość pojazdu. 

Z tego też powodu nasz formularz w kalkulatorze pyta, czy samochód jest na firmę, a następnie pozwala wybrać rodzaj odliczenia VAT.