Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego w 2025 roku

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i jak należy zgłosić umowę najmu, jakie dokumenty przygotować, jak rozliczyć podatek w 2025 roku oraz czym różnią się między sobą najem tradycyjny i okazjonalny. Podpowiemy też, jak uniknąć najczęstszych błędów, które mogą skutkować karami finansowymi.

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA

Najem a urząd skarbowy – aktualne przepisy w 2025 roku

Wynajmując mieszkanie, nie wystarczy podpisać umowy i przekazać kluczy. W świetle obowiązujących przepisów to transakcja, która generuje obowiązki wobec urzędu skarbowego – zarówno dla właściciela lokalu, jak i dla najemcy, jeśli umowa dotyczy najmu okazjonalnego. W 2025 roku nie ma tu miejsca na niejasności: fiskus jasno określa, kiedy, co i jak trzeba zgłosić.

Jeśli zawierasz umowę najmu okazjonalnego, masz 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, aby złożyć stosowne zgłoszenie do urzędu skarbowego. To obowiązek prawny, którego niedopełnienie może skutkować nie tylko problemami z egzekucją zapisów umowy, ale również karą finansową. W przypadku najmu prywatnego (zwykłego) nie trzeba rejestrować samej umowy, ale obowiązuje Cię rozliczenie przychodu z najmu – w formie ryczałtu.

Od 2023 roku, zgodnie z nowelizacją przepisów, właściciele mieszkań wynajmujący je prywatnie mogą korzystać wyłącznie z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W 2025 roku nadal obowiązują dwie stawki:

• 8,5% – od przychodów do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% – od nadwyżki ponad tę kwotę.

Zgłoszenie umowy najmu i prawidłowe rozliczenie podatku to obowiązki, które nie tylko zabezpieczają Twoje interesy jako właściciela, ale również mogą pomóc w ewentualnych sporach z najemcą. W dalszej części artykułu pokażemy Ci, 

Umowa najmu okazjonalnego a umowa najmu tradycyjnego – czym się różnią? 

Wynajmując mieszkanie, warto zastanowić się, która forma umowy najmu będzie bardziej odpowiednia: tradycyjna czy okazjonalna. Obie mają swoje zalety i wady, a wybór zależy od indywidualnych potrzeb i oczekiwań zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

Najem tradycyjny

Umowa najmu tradycyjnego jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, a jej forma nie wymaga zachowania szczególnych formalności – może być nawet ustna, choć dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną. 

W przypadku najmu tradycyjnego najemca korzysta z szerokiej ochrony prawnej wynikającej z ustawy o ochronie praw lokatorów. Oznacza to, że w sytuacji problemów z najemcą, proces eksmisji może być długotrwały i skomplikowany. 

Najem okazjonalny

Umowa najmu okazjonalnego została wprowadzona, aby zwiększyć ochronę interesów wynajmującego. Jest to forma umowy zawierana na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat, i wymaga spełnienia dodatkowych formalności: 

• Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w przypadku nieopuszczenia lokalu po zakończeniu umowy. 
• Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. 
• Oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy w tym lokalu. 

Dzięki tym dodatkowym zabezpieczeniom wynajmujący ma możliwość szybszego i prostszego przeprowadzenia eksmisji w przypadku problemów z najemcą.
 

Tabela 1. Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl (stan na: 24.04.2025 r.).

Czy musisz zgłosić wynajem w urzędzie skarbowym?

Opisaliśmy już sobie z grubsza dwa rodzaje najmu prywatnego. Czas więc wyjaśnić, czy przy którymś z ich istnieje obowiązek zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Czy muszę zgłosić najem tradycyjny do urzędu skarbowego? 

Tradycyjnej umowy najmu nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego. Pamiętaj jednak, że przychód z tytułu najmu jest opodatkowany, a obowiązek opłacania tej daniny nie ma nic wspólnego z koniecznością zgłoszenia umowy bądź jej brakiem.
 
Jako wynajmujący masz obowiązek comiesięcznego opłacania zaliczek na poczet podatku od najmu w wysokości 8,5%. Zaliczki powinieneś przelewać na konto urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania – powinieneś mieć w tym urzędzie swój indywidualny rachunek. Termin, jaki cię obowiązuje, to 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś przychód – w marcu płacisz za luty, w kwietniu za marzec, w maju za kwiecień itd. Pamiętaj też, że wraz z końcem roku podatkowego masz obowiązek złożenia dodatkowej deklaracji PIT-28.

Czy muszę zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Jeśli podpisałeś z najemcą umowę najmu okazjonalnego, musisz zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego właściwego ze względu na twoje miejsce zamieszkania. Termin, jaki cię obowiązuje, to 14 dni. Co więcej, na żądanie najemcy właściciel musi mu też przedłożyć potwierdzenie takiego zgłoszenia.
 
Oczywiście, przy najmie okazjonalnym również masz obowiązek comiesięcznego opłacania podatku od najmu oraz na koniec roku wypełnienia dodatkowej deklaracji podatkowej. Zasady są tutaj identyczne, jak w przypadku najmu tradycyjnego.

Jak zgłosić najem do urzędu skarbowego – krok po kroku?

Forma zgłoszenia najmu zależna jest od tego, na jaki rodzaj najmu się zdecydujesz. Poniżej wyjaśniamy, co powinieneś zrobić w obu przypadkach.

Najem tradycyjny 

Aby zgłosić tradycyjny najem do urzędu skarbowego, nie musisz składać umowy najmu ani żadnych specjalnych formularzy. Wystarczy, że najpóźniej przy pierwszej wpłacie podatku poinformujesz urząd o wyborze formy opodatkowania – w 2025 roku obowiązuje wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatek ten opłacasz co miesiąc (lub kwartalnie, jeśli zgłosisz taką chęć), do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, przelewem na swój mikrorachunek podatkowy. Na koniec roku składasz deklarację PIT-28, w której wykazujesz wszystkie przychody z najmu. Choć nie musisz zgłaszać samej umowy, warto ją mieć na piśmie – na wypadek kontroli lub sporu z najemcą.

Najem okazjonalny 

Jeśli zdecydowałeś się na najem okazjonalny, masz obowiązek zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Jak zrobić to poprawnie i bez zbędnych formalności? 

Przed wizytą w urzędzie lub wysyłką zgłoszenia upewnij się, że masz komplet dokumentów. Zgłoszenia dokonujesz w urzędzie skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania, a nie dla lokalizacji wynajmowanego mieszkania. Następnie złóż zgłoszenie. 

Masz trzy możliwości:

• Osobiście – w siedzibie urzędu skarbowego,
• Listownie – wysyłając komplet dokumentów pocztą (listem poleconym),
• Elektronicznie – za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy.

W przypadku wysyłki elektronicznej pamiętaj, że nie wszystkie załączniki można podpisać online – niekiedy konieczne będzie dołączenie skanu lub podpisu kwalifikowanego.

Po złożeniu dokumentów otrzymasz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia osobistego będzie to pieczęć na kopii dokumentu, natomiast przy zgłoszeniu elektronicznym – Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Warto je zachować – może być potrzebne np. przy sporze sądowym lub kontroli podatkowej.

Jakie konsekwencje za niezgłoszenie wynajmu?

Przypomnijmy, że w przypadku najmu okazjonalnego, jako wynajmujący masz obowiązek: zgłosić w urzędzie skarbowym zawarcie umowy, opłacać składki oraz na koniec roku podatkowego złożyć PIT-28. Jeśli chodzi o najem tradycyjny, znika obowiązek zgłoszenia umowy, ale już nie dwa pozostałe.
 
Sam brak zgłoszenia najmu okazjonalnego, przy jednoczesnym opłacaniu składek podatkowych, nie powinien skutkować jakimiś karami finansowymi czy innymi sankcjami ze strony urzędu. Nie zgłaszając jednak takiej umowy, tracisz te przywileje wynajmującego, jakie daje instytucja najmu okazjonalnego. W praktyce, twoja umowa niczym nie różni się od tradycyjnej umowy najmu, mimo iż dopełniłeś dodatkowych formalności i poniosłeś koszty notarialne.
 
W ramach uzupełnienia dodajmy, że niepłacenie podatków z tytułu najmu może grozić dużo poważniejszymi konsekwencjami, np. karami pieniężnymi w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. Warto więc płacić tę daninę, szczególnie że nie jest ona wysoka – 8,5% to ponad dwa razy mniej niż standardowe 18% podatku dochodowego.

Ile zapłacisz za ubezpieczenie wynajmowanej nieruchomości?

W przypadku wynajmu mieszkania możliwe jest wykupienie dla niego dwóch niezależnych polis. Jako właściciel mieszkania możesz objąć ochroną jego mury oraz elementy stałe, a jako najemca znajdujące się na jego obszarze ruchomości domowe. W obu przypadkach ubezpieczenie możesz poszerzyć o wybrane dodatki, np. OC w życiu prywatnym, Home Assistance, powódź czy stłuczenie przedmiotów szklanych.

Na konkretnym przykładzie sprawdziliśmy, ile zapłacisz za polisę jako właściciel mieszkania pod wynajem. Kalkulację przeprowadziliśmy dla 60-metrowego lokalu o wartości rynkowej 650 000 zł. Nasze obliczenia dotyczyły podstawowego wariantu polisy mieszkaniowej, czyli ochrony murów i elementów stałych od pożaru i innych zdarzeń losowych.

Minimalny koszt ubezpieczenia o podanych parametrach to 318 zł, maksymalny z podanych poniżej 510 zł. Wszystkie kwoty podane tu i w poniższej tabeli odnoszą się do rocznego okresu ochrony, a poszczególne oferty różnią się od siebie, głównie wariantem (All Risks oraz ubezpieczenie od ryzyk nazwanych) i wliczonymi w cenę dodatkami. Pamiętaj, że dostępnych ofert jest znacznie więcej, dlatego warto porównać możliwe opcje.
 

Wypowiedź eksperta

Jak widać, podstawowe ubezpieczenie wynajmowanego mieszkania jest relatywnie tanie. Za nieco ponad 300 zł możesz swoją nieruchomość objąć podstawową ochroną. Jeśli poszerzysz zakres, np. o OC w życiu prywatnym, uzyskasz bardziej kompleksową ochronę, ale też zapłacisz więcej za polisę. Taki wydatek powinno się jednak traktować jako dodatkowe zabezpieczenie swojego interesu, jakim jest przecież najem. Do umowy najmu okazjonalnego i kaucji warto również dodać polisę mieszkaniową.

Michał Ratajczak, Specjalista ds. ubezpieczeń nieruchomości

Oferty ubezpieczenia nieruchomości wyliczone w kalkulatorze rankomat.pl dla domu z 2010 roku, o powierzchni 60 m2, znajdującego się we Wrocławiu (stan na: 24.04.2025 r.)

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA

Gdzie znajdziesz dobre i niedrogie ubezpieczenie?

Zarówno właściciel mieszkania, jak i najemca, mogą kupić polisę mieszkaniową online, np. za pomocą kalkulatora ubezpieczeń. W ten sposób możesz samodzielnie ustalić zakres ochrony, dobierając do podstawy wybrane rozszerzenia, wybrać sumy ubezpieczenia oraz wariant polisy (ubezpieczenie od ryzyk nazwanych lub od ryzyk wszystkich). Wprowadzenie danych niezbędnych do przeprowadzenia kalkulacji zajmie ci dosłownie kilka minut, a kiedy już znajdziesz w kalkulatorze ofertę spełniającą twoje oczekiwania, będziesz mógł od razu ją zakupić i objąć swoją nieruchomość ochroną nawet od następnego dnia.

Kalkulator ubezpieczeń to nie tylko narzędzie pozwalające szybko kupić polisę, a także zaoszczędzić na ubezpieczeniu nawet kilkaset złotych w skali roku. Musisz wiedzieć, że niemal identyczny produkt ubezpieczeniowy w każdym towarzystwie ma inną cenę. Najprostszym i najszybszym sposobem na zaoszczędzenie jest porównanie ze sobą większej liczby ofert i właśnie w tym niezastąpiony jest kalkulator. 

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA